Gestiona bien el correo electrónico y mejora tu rendimiento

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evil emailEs evidente que el email se usa cada vez menos. Especialmente en nuestra vida personal está en claro retroceso, ante el auge de las Redes Sociales y las Herramientas de Mensajería (España es el “País del WhatsApp”; lo usan hasta las bisabuelas). Si se pide opinión a los adolescentes, éstos piensan que usar el correo electrónico es tan absurdo y obsoleto como comunicarse con señales de humo.

En el ámbito empresarial empieza a ser progresivamente sustituido por Herramientas Corporativas 2.0 (la penetración del Social Business puede ser lenta, pero es claramente imparable). Sin embrago, es indudable que el email es aún una herramienta básica para nuestro desempeño profesional. Si es tan relevante, ¿por qué se maneja, en general, de forma tan deficiente?

La clave para el éxito está en gestionar adecuadamente la atención (es el recurso más valioso en la Era Digital). Con todos los focos de distracción con los que vivimos, es difícil concentrase y aprovechar al máximo el tiempo. Las interrupciones que sufrimos constantemente ‘matan’ la productividad. La mayoría de los profesionales tiene ‘el vicio’ de mirar constantemente el correo (y frecuentemente también Mensajería y Redes Sociales), arruinando la concentración y el trabajo eficiente. No estés permanentemente pendiente del correo, no seas ‘tontorrón’; que si hay algún asunto espinoso, que no pueda esperar, te van a llamar por teléfono.

 

Desactiva todos las notificaciones, alertas, pop-ups y demás ‘mandangas distractoras’ (los avisos de llegada de nuevos correos también). Si se abre una ventanita en tu portátil cada vez que te llega un email y dejas lo que estas haciendo para mirarlo, ‘la estás liando’. Te interrumpes, te descentras; piensas en sus implicaciones, en los elementos y la gente alrededor de asunto… ¡Estás perdiendo el foco! Luego te cuesta tiempo y esfuerzo reconectar y seguir con la tarea que tenías entre manos (cuando no la abandonas completamente, para ponerte con otras cosas relacionadas con lo que has visto o con lo que ha venido a tu cabeza). Las interrupciones son el enemigo; muchas son difícilmente evitables, pero no añadas alarmas innecesarias a tu día a día.

No hay una frecuencia óptima, válida para todos, que se deba usar para consultar el email. Depende de las circunstancias y de la naturaleza del trabajo de cada uno. Tres o cuatro veces al día debería ser más que suficiente para la inmensa mayoría (hay que revisar la bandeja de entrada antes de agobiarte pensando que pudiera contener algo que ya deberíais haber tenido en cuenta). Insisto; vence la tentación de mirarlo constantemente y funcionarás mucho mejor.

Si -por la naturaleza de tu trabajo- fuera ‘altamente deseable’ enterarte de determinadas cosas que llegan a tu email, en el momento exacto en el que ‘aterrizan’ (no es en absoluto lo habitual); siempre puedes recurrir a configurar los filtros de tu aplicación de correo, para que se traten de forma diferente los mensajes que envían determinadas personas o los que vienen de un dominio concreto (igual que es posible filtrar, de modo que se separen los correos importantes de la publicidad, ofertas y mensajes de redes sociales). Cualquier cosa, con tal de evitar entrar constantemente a mirar qué hay en la bandeja de entrada.

 

Hay otro hábito esencial para gestionar de forma más productiva el correo: no te dejes emails sin leer en la bandeja de entrada. Si entras a ver el inbox, no pares hasta que la bandeja esté completamente procesada. Hay que evitar la tentación de dejar para más adelante lo que resulta complicado de analizar o lo que nos da pereza. Claro que hay que aplicar siempre el sentido común y no obsesionarse: si en algún caso hubiera demasiados elementos, podemos hacerlo en varias sesiones y -evidentemente- cuando ‘motivos de fuerza mayor’ nos interrumpen, nos dejamos correo sin leer (“fuerza mayor”, no vale cualquier cosa :-)

Además; está claro que, para ser eficientes, hay que procesar una única vez cada correo. No dejar emails abiertos ni marcarlos otra vez como no leídos, para volver a mirarlos después. Cúrratelo; vence la tentación de dejarlo para otro momento y piensa, decide, define (tu productividad ‘pegará un salto’).

Trabajar de esta forma no solo es más productivo en términos de optimización del esfuerzo, sino que además nos ayuda a evitar el estrés. Ten en cuenta que lo que se queda en la bandeja de entrada es algo que ‘incordia’ a nuestra mente y -en cambio- lo que ya hemos procesado está bajo control, hemos reflexionado sobre ello y decidido qué hacer (con lo que nos quedamos tranquilos).

 

Otro asunto relevante tiene que ver con la secuencia de lectura de correos. Es mucho mejor procesar los elementos por orden (de uno en uno, según están en la bandeja). Piensa que al final los tienes que procesar todos (insisto; si de verdad quieres ser más productivo, es imprescindible que dejes la bandeja vacía cada vez que ‘te acerques’ a ella).

No te disperses; decidiendo qué correo va antes, ni cual ‘te saltas’. Piensa que cuando algo te gusta o te apetece, tiendes a ponerte con ello y abandonas lo que realmente tienes que hacer cuanto antes. El cerebro humano es así de ‘simpático’; tenemos tendencia a trabajar en las cosas que conocemos y controlamos (o en las que nos apetece más hacer) y dejar para después las que más nos cuestan y las que nos obligan a pensar (que habitualmente son las que marcan la diferencia).

 

No clasifiques el correo electrónico (eso es solo ‘marear la perdiz’ sin conseguir beneficio alguno). Las carpetas y subcarpetas -estructuradas según la temática de los mensajes- son ‘un infierno’. Pierdes mucho tiempo colocando mails y decidiendo donde debe ir cada uno. Además tienes que estar constantemente añadiendo nuevas carpetas y actualizando la estructura, ya que las circunstancias van cambiando (todo esto te agobia y te ralentiza; pierdes tiempo sin que tenga utilidad real).

Las funciones de búsqueda de los actuales clientes de correo son excelentes, apóyate en ellas cuando necesites localizar un mensaje y no en mirar en determinadas carpetas.

No se trata de dejar el email ‘a cero’ después de ‘menear’ y ‘diseminar’ las cosas (eso no es más que perder tiempo y seguir con incertidumbre), hay que definir claramente el trabajo durante el procesado.

Si necesitas notas o ficheros, no los dejes dispersos en correos electrónicos, archívalos con el material de referencia de tus proyectos y áreas de actividad (junto con todo aquello que sí necesitas tener controlado para hacer las cosas bien).

 

Y tampoco borres correos, que no hace falta (el almacenamiento digital dejó de ser un recurso escaso y caro hace mucho tiempo) y nunca se sabe si vas a querer recuperar información. Tener una cuota limitada en tu correo no es excusa para borrar; ¿quién no sabe a estas alturas que los mensajes antiguos se pueden almacenar, archivándolos, sin consumir esa cuota?

 

Aplica estos conceptos para trabajar con el email y mejora tu desempeño. ¡Empieza ya! Está comprobado que estarás más centrado y serás más eficiente; harás más, en menos tiempo.

Ya sabes; ¡gestiona bien tu correo electrónico de una vez! (o sigue siendo improductivo; tú decides).

 

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