Colaboración Corporativa 2.0 (II): Características y componentes de las herramientas sociales empresariales

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Colaboración (4)En la entrada anterior se revisaba el nuevo escenario que nos ha traído la revolución tecnológica y los cambios en las reglas de la colaboración corporativa. Es imprescindible aprovechar el poder de las redes sociales para que los empleados y los equipos de trabajo puedan obtener rápidamente la información que necesitan para tomar decisiones correctas, innovar y triunfar.

Veremos ahora cómo son las herramientas tecnológicas que respaldan el proceso de colaboración social corporativa. Estamos hablando de un nuevo entorno en el que las aplicaciones usadas tradicionalmente para colaborar (email, calendario, contactos, mensajería…) convergen con aquellas basadas en redes sociales on-line; haciendo posible un uso integrado, sencillo
y natural.

En el mercado se ofrecen múltiples alternativas (el último cuadrante de Gartner relativo a Software Empresarial 2.0 recoge
hasta veinticinco soluciones distintas). Las más sólidas probablemente sean “IBM Connections”, Jive, “SalesForce Chatter” y “Microsoft Yammer”.

Nuestro integrador de confianza puede ayudaros en la definición de la estrategia de colaboración social, en el proceso de
selección de la herramienta adecuada y en la implantación de la misma (dotándola del nivel de personalización que nuestra organización requiera y estableciendo las garantías necesarias en lo que a seguridad y protección de datos se refiere).

Los usuarios son los protagonistas de la colaboración.
La clave es estimular al máximo la participación de los empleados, para que el entorno sea realmente útil y no ‘se muera’. Tenemos que tener muy en cuenta las características imprescindibles para una adecuada penetración:

  1. La plataforma tiene que ser muy atractiva y fácil de usar.

Insistimos en que el reto no es tecnológico; está en la adopción, en la gestión del cambio cultural (del que hablaremos en
una posterior entrada en esta misma página), en conseguir que los empleados decidan que es mejor colaborar, que se den cuenta de que van a ser más eficientes y productivos trabajando en comunidades y compartiendo información de valor.

La herramienta de colaboración tiene que tener una apariencia muy agradable y ser muy intuitiva. Es recomendable que se
parezca las redes sociales que los trabajadores ya utilizan en su ámbito personal (que nos recuerde a los Facebook, Twitter, LinkedIn; con los que estamos familiarizados y nos sentimos a gusto).

  1. Es imprescindible que sea accesible desde dispositivos móviles.

Nadie lo duda; la movilidad hoy en día es fundamental (el acceso a Internet desde dispositivos móviles se ha duplicado en el último año y en 2015 habrá más gente navegando con dispositivos móviles que con PCs).

Hay que darle al usuario todos los canales posibles (recordemos que hay que ‘obsesionarse’ con ponérselo fácil, para que
se genere la mayor cantidad de contenido).

El entorno debe tener soporte para el máximo de plataformas móviles (iOS, Android, Blackberry…), por lo que es necesario un
modelo tecnológico que permita que los cambios y las nuevas funcionalidad se desplieguen de forma automática, segura y transparente en las diversas plataformas y a todos los dispositivos.

Los que desarrollan aplicaciones tienen que asumir que ya no vale solo con el acceso ‘tradicional’ desde plataformas para
portátiles y sobremesas, ahora es indispensable poder utilizar smartphones y tablets. Nos hacen más eficientes y productivos. ¡Ya no podemos vivir sin ellos!

  1. El entorno social empresarial debe tener una total capacidad de integración.

Buscamos herramientas basadas en estándares abiertos, que tengan una máxima flexibilidad. No podemos ser cautivos de una
tecnología o de un proveedor y dificultar la evolución de nuestro ecosistema social. Se trata de comunicar al máximo, con lo que hay que permitir que el sistema tenga la capacidad de ‘hablar’ con otros entornos, dentro y fuera de nuestra organización. La posibilidad de ‘incrustar’ aplicaciones nos ayuda y simplifica nuestro trabajo.

Tenemos que hacer todo lo que podamos para generar actividad y facilitar el crecimiento de las comunidades, con lo que es
interesante ofrecer la posibilidad de integrar la plataforma empresarial con las redes sociales que los empleados ya utilizan, como Facebook o Twitter. Se pueden habilitar sistemas de intercambio configurables para exportar –en los casos en los que el usuario lo desee- las actualizaciones del muro de Facebook, los tweets, etc (así la información encuentra más vías de difusión y evitamos al usuario tener que introducir el mismo contenido varias veces, cuando quiere que llegue a diferentes redes sociales).

 

Vamos a revisar los principales elementos que componen estas herramientas sociales que hacen posible el nuevo modelo de colaboración corporativa:

 

Lo más importante son los usuarios (ya hemos resaltado que la clave son las personas y las conexiones entre ellas; todo está basado en el protagonismo de los usuarios).

 

Cada persona tiene una página con su perfil. El usuario facilita sus datos personales, en qué área trabaja, sus proyectos, su experiencia profesional, su formación, qué busca, sus aficiones…

Cada persona debe tener libertad para construir su imagen y decidir qué quiere transmitir, en función de sus intereses y sus objetivos en el entorno social.

Es recomendable habilitar una integración con la red profesional LinkedIn, para evitar que los participantes tengan que alimentar y mantener dos perfiles en paralelo (se lo ponemos fácil a los participantes e impulsamos la colaboración).

 

Además cada usuario dispone de una página personal: un ‘muro’ donde puede ‘micro-bloguear’ y compartir su estado, contar en qué está trabajando, lo que le interesa…

Debe tener la posibilidad de incorporar todo tipo de información digital (no solo texto, sino fotos, videos, ficheros…).

Accediendo a dicha página se puede ver a actividad del usuario, sus opiniones y todo aquello que pone a disposición de la comunidad.

 

Cada miembro tiene su propio escritorio social (su página de inicio en la herramienta social corporativa), que recoge lo que ocurre en su red (gente, comunidades, foros, proyectos, actividades, eventos…).

El usuario recibe en dicho escritorio personal las notificaciones que son relevantes. Se puede configurar para que se le proporcionen accesos directos inmediatos a las aplicaciones que necesita (una integración con otros entornos hace posible llegar directamente a un ERP, a un CRM, aprobar gastos o solicitar vacaciones; sin salir de la herramienta).

 

Lo ideal es que este escritorio al que nos referimos sea un área de trabajo completa:

– integra nuestro correo electrónico, el calendario, los contactos, el administrador de archivos, los directorios corporativos…

– contiene las notificaciones y los contenidos de mi Compañía

– integra mis herramientas (facilita accesos directos a los entornos y aplicaciones que utilizo)

– incorpora Comunicaciones Unificadas (mensajería, audio y vídeo conferencia…), para hacer fácil e inmediata la interacción desde el entorno social.

– proporciona una visión completa de nuestro perfil, de nuestras redes profesionales y de las comunidades a las que pertenecemos

Se trata de ponerlo todo a nuestro alcance de forma amigable y sencilla.

 

Lo normal es configurar este nuevo entorno de trabajo para que sea accesible mediante un navegador web, lo que facilita que esté disponible en todo momento y en todo lugar, con cualquier dispositivo (el modelo cliente-servidor hace mucho tiempo que ‘pasó a la historia’).

 

 

Las diferentes Comunidades que se constituyen en el entorno social de la empresa juegan un papel esencial en el nuevo modelo de colaboración. Se da libertad a los usuarios para que puedan crearlas y definan las reglas bajo las que se rigen. Pueden ser abiertas o puede ser necesario solicitar el ingreso, en base a unos requisitos que son establecidos por los propios creadores. Deben quedar determinados muy claramente sus objetivos y el área de actividad en la que se circunscriben.

Facilitan trabajar con personas que comparten roles y experiencias comunes. Te puedes poner en contacto con la red profesional que integra la comunidad para recibir ayuda on-line o información, para crear y desarrollar iniciativas o para compartir experiencias, enseñanzas y mejores prácticas en la disciplina correspondiente.

 

Estamos habituados a colaborar en equipos de trabajo ‘tradicionales’ y coordinarnos para solucionar problemas o ejecutar proyectos. La colaboración en estas comunidades es menos formal y estructurada;
se basa en compartir conocimiento y experiencia, en interactuar con los
perfiles adecuados y con los que se tienen intereses comunes.

En las comunidades no hay jerarquías; “todos somos iguales” (aunque hay mecanismos para que los que más y mejor colaboran obtengan reconocimiento). Tampoco hay ‘obligaciones’; se colabora cuando y como
se quiere, de forma continua, sin plazos establecidos. Se consigue aprender, generar ideas, descubrir, innovar…

 

 

Resulta muy útil poder compartir marcadores (puedes llamarlos ‘favoritos’ o ‘enlaces de interés’). El usuario puede tener su colección de bookmarks puesta a disposición de aquellos que puedan tener afinidad y objetivos en común. No solo se trata de compartir enlaces (lo que encuentras en la red y te parece útil o interesante ‘se lo dejas’ a tus compañeros); sino también de descubrir otros links que contienen información relevante para ti; lo que te permite informarte mejor, más enfocado y más rápido (gracias a lo que comparten los contactos que seleccionas en la herramienta, lo que te interesa ‘te llega’ sin que tengas que emplear tiempo en buscarlo).

 

 

Por supuesto en nuestro entorno social deben tener cabida conceptos asociados a la Web 2.0 como wikis (páginas con contenido útil
y una estructura colaborativa que permiten -de forma muy rápida y sencilla- consultar, editar y añadir información), blogs (que permiten desarrollar ideas personales o de equipo y participar en las de otros), foros (en los que intercambiar información y beneficiarse de la experiencia de otros compañeros)…

 

 

Está claro que la herramienta social debe permitir incluir librerías de documentos, con todo etiquetado y por supuesto con contenido multimedia (tengamos en cuenta que el vídeo es más relevante cada día; es una herramienta formativa excepcional.)

 

 

La plataforma social debe incorporar herramientas para gestionar proyectos, actividades e iniciativas. Las áreas de trabajo virtual son tremendamente útiles. En ellas se pueden crear actividades para un proyecto concreto (como pueden ser contestar a un pliego, elaborar un presupuesto, construir un piloto…); se comparten los documentos y las planificaciones, organizando el trabajo con las personas que intervienen en cada tarea.

 

Se busca un espacio para trabajar en equipo, fuera del correo electrónico, de una forma muy mejorada (no dependemos de buscar y abrir emails de unos y otros, ni nos preocupamos de que alguien pueda no ir en copia, ni tenemos que volver a contar lo mismo una y otra vez). No solo todos tienen información actualizada (siempre la última versión de los documentos, sobre los que se puede incluso trabajar de forma simultánea), sino que disminuye sensiblemente el número de correos y el tamaño de los buzones.

Toda la información está recopilada y estructurada en un mismo lugar al que todos los implicados tienen acceso (mejoramos la eficiencia, la colaboración, el trabajo en equipo; controlamos mejor los riesgos y somos más rápidos).

 

Con este modelo es sencillo encontrar a la gente clave de forma inmediata y recopilar trabajos anteriores de proyectos similares y no tener que empezar todo desde cero (un potente motor de búsqueda es otro elemento imprescindible en nuestro sistema de colaboración).

 

 

Trabajar con estas herramientas resulta muy gratificante. Produce extraordinarios incrementos de productividad que podemos necesitar si queremos ‘subsistir’ (tengamos en cuanta la dura realidad en la que vivimos; la crisis financiera sigue ‘pegando fuerte’).

 

Necesitamos un entorno social corporativo con la máxima flexibilidad e integración, con un ‘look and feel’ adecuado, con múltiples opciones integradas para que cada uno genere y consuma el contenido de la forma
que mejor se adapte a sus gustos y necesidades…

Estas herramientas nos permiten interactuar de forma eficiente, conocer, experimentar… ¡tener éxito!

Tenemos que vencer las resistencias al cambio y
‘abrazar’ las nuevas posibilidades; mejoraremos nuestro rendimiento y
disfrutaremos con ello.
Entradas relacionadas:
Colaboración Corporativa 2.0 (I): Social Business, personas, conocimiento e innovación
Colaboración Corporativa 2.0 (III): Cambiemos la cultura y seamos más competitivos

 

2 comentarios sobre “Colaboración Corporativa 2.0 (II): Características y componentes de las herramientas sociales empresariales

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